Chociaż maszyna nie jest żywym partnerem ani operatora, ani kierownika budowy, ani tym bardziej jej właściciela, to ich zadowolenie z życia – nie tylko zawodowego – bardzo często zależy od tego obiektu technicznego. Nie jest jednak dobrze, gdy przywiązanie do maszyny zaburza racjonalne rozumowanie. W tym artykule opisuję okoliczności i przesłanki podjęcia decyzji o pozbyciu się konkretnej maszyny.

Przedsiębiorca powinien zachowywać się jak dowódca oddziału wojskowego. Przed przyjęciem kolejnego zlecenia powinien rozpoznać zagrożenia związane z jego realizacją. W pracach zmechanizowanych mogą je stwarzać maszyny niezbędne do pracy. Aby nie zostać nieprzyjemnie zaskoczonym, że zadanie jest niewykonalne lub bardzo ryzykowne pod względem ekonomicznym, przedsiębiorca powinien co jakiś czas zrobić dokładny przegląd swojej „armii”, wyciągnąć prawidłowe wnioski i je zrealizować. Taki przegląd jest częścią procesu planowania sukcesu firmy. Trzeba wtedy odpowiedzieć na kilka pytań dotyczących floty maszyn, zarówno własnych jak, i wynajmowanych.

Kiedy pozbyć się maszyny?

Zadanie zdobycia bezpiecznego dla przetrwania firmy portfela zleceń otrzymują wyznaczeni pracownicy. Do takiego hipotetycznego planu pracy inni pracownicy układają zapotrzebowanie, między innymi na liczbę i rodzaj potrzebnych środków trwałych. Jeśli znane są szczegóły dużego projektu, zapotrzebowanie powinno być określone w liczbie motogodzin. To jest najlepszy czas na podjęcie decyzji o pozbyciu się konkretnych maszyn. Mogą być zastąpione nowszymi egzemplarzami tego samego rodzaju i modelu. Równie dobrze mogą to być zupełnie inne zestawy maszyn.

Mike Vorster w Construction Equipment Economics proponuje prowadzenie procesu konfiguracji floty maszyn w kolejności: (1) aspekty operacyjne, (2) mechaniczne, (3) finansowe. Na każdym z etapów do podjęcia optymalnej decyzji są potrzebne inne kwalifikacje i doświadczenie.

Aspekty operacyjne

Do wykonania ilu i jakich zadań będę potrzebował floty maszyn? Czy nimi dysponuję? Czy rodzaj, liczba i stan techniczny maszyn w mojej flocie zapewnią konkurencyjność w przetargu? Czy umożliwią realizację kontraktu w terminie przy założonych kosztach? Czy są w firmie maszyny, dla których w ciągu najbliższego roku nie znajdę zatrudnienia? Może się na przykład okazać, że do realizacji robót przewidywanych w następnym sezonie będzie bardziej uzasadnione używanie kompaktowej ładowarki i takiejże koparki, zamiast jednej koparkoładowarki. Wtedy trzeba z niej zrezygnować, jeśli nawet jest w dobrym stanie. A w kopalni surowców naturalnych warto się pozbyć niezbyt zużytej ciężkiej koparki i pozyskać ładowarkę kołową, lepiej dopasowaną do wcześniej kupionych wozideł. Warto pamiętać, że koszty poniesione w przeszłości, na przykład na naprawę główną maszyny i jeszcze nie odzyskane, nie mają znaczenia przy podejmowaniu decyzji o jej pozbyciu się, jeśli nie będzie zapotrzebowania na jej pracę w następnym sezonie.  

Aspekty mechaniczne

Maszyna – w odróżnieniu od człowieka – jest teoretycznie nieśmiertelna. Jej techniczne parametry są ciągle takie same, o ile ktoś nie zmienił jej zespołów na inne niż w projekcie lub zaniedbał ich obsługę serwisową. No i oczywiście pod warunkiem, że po każdej awarii serwis fachowo przywracał ją do życia, używając odpowiednich części zamiennych. W praktyce maszyna starzeje się prawie tak samo, jak człowiek, jednak o terminie przejścia na emeryturę rzadko decyduje jej data produkcji.

Niezależnie od wieku maszyny, po przepracowaniu dużej liczby motogodzin, prawidłowo zaprojektowane elementy mogą ulec uszkodzeniu z powodu zmęczenia materiału, tak jak u starego człowieka, któremu zanikają mięśnie, a osteoporoza zmniejsza wytrzymałość kości. Szczególnie nieodporne na starość są elementy z gumy i tworzyw sztucznych oraz instalacja elektryczna. Te objawy starości nie obniżają parametrów technicznych, natomiast obniża się wydajność maszyny z powodu częstszych awarii. Również z tego powodu rosną w szybkim tempie koszty jej napraw.

Maszynę trzeba uznać za starą również wtedy, gdy okaże się, że w rezultacie postępu technicznego są na rynku dostępne lepsze wersje podobnych maszyn. Co kilka lat producenci wypuszczają na rynek nowsze modele, które - przynajmniej według materiałów marketingowych – zużywają mniej paliwa na motogodzinę pracy, mają większą wydajność, są mniej awaryjne, mogą być obsługiwane przez operatorów z mniejszym doświadczeniem, są łatwiejsze w obsłudze serwisowej, w mniejszym stopniu szkodzą środowisku naturalnemu. Jeśli chociaż część z tych obietnic jest prawdziwa, szczególnie zużycie paliwa na jednostkę produkcji, to warto zastanowić się nad dalszym używaniem maszyn niezbyt jeszcze starych.

Aspekty finansowe

Analiza finansowa ma sens dopiero po przeanalizowaniu aspektów operacyjnych i mechanicznych. Polega ona na sprawdzeniu, czy któraś maszyna nie osiągnęła kresu swego życia ekonomicznego. Analiza dotyczy również sprawdzenia, czy warto kupić na własność maszynę według ceny ustalonej w kończącej się umowie leasingu.

W jaki sposób określić długość życia ekonomicznego maszyny?

Przez całe zawodowe życie nie udało mi się spotkać przedsiębiorcy budowlanego, który by podejmował decyzję o pozbyciu się starej maszyny na podstawie danych liczbowych. Nie dysponowałem takimi danymi również wtedy, gdy przez ponad dwadzieścia lat pracowałem w jednej z większych polskich firm budowlanych i sam musiałem podejmować takie decyzje. Być może jest to najbardziej skrywana tajemnica zawodowa, dzięki której tylko niektórzy budowlańcy odnoszą fantastyczne sukcesy.

Uważam, że wiedza o długości życia ekonomicznego maszyn nie jest powszechna z powodu niepotrzebnego skomplikowania proponowanych przez naukowców modeli. Druga przyczyna to brak danych liczbowych, jednak w wieku rewolucji informatycznej to już nie może być wymówką.

Dopóki komputery nie były powszechnie dostępne, miało sens tworzenie modeli życia ekonomicznego maszyn, które wymagały trochę mniej pracy przy zbieraniu i analizie danych.

Na przykład Govindan Kannan w publikacji Total Cost of Ownership (Volvo Construction Equipment) proponuje odpisywanie rezerwy kosztowej na naprawy (The Repair Reserve Model). Polega to na arbitralnym (na podstawie doświadczenia) ustaleniu jednostkowej rezerwy na motogodzinę. Co miesiąc rezerwa zwiększa się o iloczyn przepracowanych motogodzin i ustaloną stawkę rezerwy. W razie naprawy, jej koszt obniża zgromadzoną już kwotę. Wielkość rezerwy na naprawy spadnie do niskiego poziomu lub stanie się ujemna, gdy zacznie się pogarszać niezawodność maszyny. To jest sygnał do jej pozbycia się. Z kolei gdy aktualny stan rezerwy starszej już maszyny jest dość wysoki, nie warto czekać na awarię. Najprawdopodobniej spowoduje ona obniżenie lub całkowite wykorzystanie zebranej kwoty. Trzeba sprzedać maszynę w takim stanie, jak jest.

Wiele lat temu Zane W. Mitchell Jr. z uniwersytetu w Virginii (USA) w swojej pracy doktorskiej przeanalizował dane 270 maszyn budowlanych różnych rodzajów. Stwierdził, że koszty napraw można statystycznie związać z ceną nowej maszyny. Jego wniosek był następujący: użytkownicy najczęściej pozbywają się maszyny, gdy liczone narastająco koszty jej napraw zaczynają przewyższać cenę jej zakupu.

Te dwa sposoby określania chwili pozbycia się maszyny są łatwe w użyciu, ale nie są zbyt przydatne, bo nie uwzględniają zupełnie kosztów posiadania. Nie dadzą optymalnych rezultatów również wtedy, gdy maszyny są nieprawidłowo eksploatowane (na przykład nie wykonuje się na czas czynności okresowej obsługi technicznej). Bardziej skomplikowany jest The Component Life Based Model opisany przez Govindana Kannana. Opiera się on na założeniu, że użytkownik zna statystyczną długość życia podstawowych zespołów maszyny i koszt ich naprawy. Teoretycznie daje to możliwość pozbycia się zużytej maszyny w optymalnym kosztowo momencie. Warunkiem zastosowania tego modelu jest dysponowanie danymi o prawdopodobieństwie uszkodzenia poszczególnych zespołów po ich określonym przebiegu. Jest to raczej na pewno zapisane w projekcie budowy maszyny. Jednak nawet uzyskując jakimś cudem takie dane, nie mamy gwarancji, że tak będzie w przypadku konkretnej maszyny. Jeśli na przykład wiadomo, że 20% skrzyń biegów danego typu ulega awarii po 8000 motogodzin, używanie maszyny do tej chwili oznacza podjęcie ryzyka aż 20%. Trzeba być na to przygotowanym odpowiednio wcześnie lub pożegnać się z maszyną.

Wykorzystanie klasycznego modelu optymalizacji kosztów

W jaki więc sposób określić długość życia ekonomicznego maszyny? Jedna z pierwszych i najlepiej znanych odpowiedzi na to pytanie została podana przez J. S. Taylora już w 1923 roku. Chodzi o monitorowanie średniego kosztu jednostkowego maszyny, który obejmuje zarówno koszty posiadania, jak i jej eksploatacji. Uważam ten sposób za najlepszy i na pewno bym go stosował we własnej firmie.

Ten klasyczny model optymalizacji kosztów maszyn przedstawiłem w artykule Ile NAPRAWDĘ kosztuje maszyna, opublikowanym w numerach 4-5/2016 i 6/2016 magazynu „Surowce i Maszyny Budowlane” (jest również dostępny na moim blogu). Ten model uzupełniłem o koszty konsekwencji przestojów spowodowanych awariami, które nazwałem kosztami ukrytymi (patrz artykuł Ukryte koszty maszyny w magazynie „Surowce i Maszyny Budowlane” nr 5/2017 i na moim blogu). Dzięki temu wpływ maszyny na koszty firmy może być oceniony bardziej wiarygodnie. Zastosowanie modelu optymalizacji kosztów umożliwia podejmowanie racjonalnie uzasadnionych decyzji, gdy (1) kupujemy maszynę, (2) zamierzamy pozbyć się maszyny lub (3) przesuwamy maszynę do innych zadań.

Wysiłek poświęcony na wdrożenie tego modelu zostanie nagrodzony między innymi łatwością sporządzania list maszyn, które trzeba wymienić ze względów ekonomicznych. Wymaga to jednak uzupełnienia liczb zebranych przez tradycyjną księgowość o trochę danych kalkulowanych z mniejszą dokładnością. Tego bardzo nie lubią finansiści, więc pracownicy odpowiedzialni za eksploatację maszyn też nie zawracają sobie głowy dodatkową pracą umysłową. A wystarczy chociaż raz w roku wstawić aktualne dane do arkusza kalkulacyjnego, aby sprawdzić, czy koszty jednostkowe liczone narastająco ciągle jeszcze maleją, czy już zaczęły rosnąć. W tym drugim przypadku tworzymy prognozę kosztów posiadania i eksploatacji maszyny w następnym roku. Jeśli przewidujemy ich dalszy wzrost, jak najszybciej pozbywamy się maszyny i uruchamiamy proces, który na początku artykułu nazwałem konfiguracją floty maszyn.

We wspomnianym artykule przedstawiłem wyidealizowany wykres kosztów jednostkowych przykładowej ładowarki (bez kosztów ukrytych). Przeprowadźmy analizę kosztów tej ładowarki. Po przepracowaniu 9000 motogodzin okazało się, że każda motogodzina kosztowała firmę 179 złotych. W tym momencie nie wiemy, czy przy następnym badaniu ten koszt będzie wyższy czy niższy. Jeśli maszyna jest dobrej jakości, warto zaryzykować dłuższą eksploatację. Po przebiegu łącznym 12000 motogodzin koszt jednostkowy spadł do 178 zł/mtg, czyli już nieznacznie. W tej chwili trzeba przyjrzeć się dokładniej stanowi technicznemu maszyny, częstości awarii i ostatnio poniesionym kosztom na naprawę ważniejszych zespołów. Jeśli pozwolimy pracować maszynie kolejne 3000 motogodzin, okaże się, że jej narastająco liczony koszt jednostkowy wyniósł 180 zł/mtg. Nie wiemy, jak będzie wyglądał wykres po następnych 3000 motogodzin, jednak rozsądek i doświadczenie podpowiadają, że koszt jednostkowy raczej nie będzie już się zmniejszał. Trzeba pożegnać się z maszyną.
  

    ***

Podjęcie decyzji o pozbyciu się maszyny będzie lepiej uzasadnione, jeśli zostaną uwzględnione konsekwencje jej przestojów spowodowanych awariami. To jest wręcz konieczne, jeśli od konkretnej maszyny zależy produktywność linii technologicznej czy zespołu maszyn, bo wówczas koszty ukryte są bardzo wysokie. Jeśli w przedsiębiorstwie jest zapotrzebowanie na ten rodzaj i wielkość maszyny, ale bez wygórowanych wymagań co do awaryjności, należy ją przesunąć do takiego zadania odpowiednio wcześnie. Dzięki temu minimum na wykresie łącznych kosztów posiadania, eksploatacji i ukrytych wystąpi trochę później – wydłuży się długość życia ekonomicznego tej maszyny. Taka taktyka eksploatacji floty maszyn jest najefektywniejsza, gdy jest już na rynku dostępny model, dla którego prognozowane narastające koszty jednostkowe są istotnie niższe. Wtedy bez zwłoki trzeba pozyskać tę bardziej efektywną maszynę i pożegnać się z aktualnie używaną.

Każda decyzja o pozbyciu się maszyny, tak samo jak decyzja o pozyskaniu maszyny do użytku, wpływa na wskaźniki efektywności parku sprzętu firmy. Dlatego trzeba znać odpowiedzi na takie pytania, jak: czy będzie zachowana równowaga między liczbą i przebiegiem „młodych” i „starych” maszyn, czy łączna suma dostępnych w roku motogodzin utrzyma się na stabilnym poziomie, czy poziom koniecznych inwestycji odnawiających nie zagrozi istnieniu firmy, jeśli będzie w jakimś okresie hamowany. Znajomość odpowiedzi na takie pytania jest podstawą do podejmowania optymalnych decyzji. A to jest trochę nauką i trochę sztuką, bo wymaga wiedzy, doświadczenia i szczęścia. Wprawdzie „śpiewać każdy może”, ale to nie daje gwarancji utrzymania się w biznesie.
 

Artykuł został również opublikowany w nr 4/2018 magazynu "Surowce i Maszyny Budowlane"