W poprzedni artykule przedstawiłem narzędzia usprawniające pracę w środowisku biurowym. Były to głównie standaryzacja oraz zarządzanie wizualne. W tym materiale chciałbym zrobić krok wstecz i przedstawić powody, dla których podejmujemy działania optymalizacyjne.

W koncepcji Lean wyróżniamy osiem obszarów marnotrawstwa, są to:

Nadprodukcja

Zapasy

Błędy/korekty

Nadmierne przetwarzanie

Zbędny ruch

Transport

Czas oczekiwania

Niewykorzystane zasoby ludzkie

Lean w biurze

Lean powstał w oparciu o praktyki stosowane w przemyśle motoryzacyjnym, środowisku produkcji wielkoseryjnej. W hali produkcyjnej łatwo dostrzec straty wynikające z ośmiu typów marnotrawstwa, tym bardziej, że zostały one wielokrotnie opisane w wielu książkach i publikacjach naukowych. W kopalni odkrywkowej też występują tego typu straty i co raz częściej są identyfikowane w procesie wydobycia i przeróbki. Natomiast pomijane są w środowisku biurowym. Nie mam na myśli tego, że w firmach nieprodukcyjnych nie stosuje się szczupłego zarządzania, ponieważ wiele instytucji np.: banki, skutecznie wdrożyło szereg rozwiązań Leanowych. Chodzi raczej koncentracje działań doskonalenia na działaniach operacyjnych z pominięciem pracowników umysłowych, takich działów jak: HR, księgowość, sprzedaż, zakupu. Co jest częstym błędem, ponieważ główną ideą wprowadzanych zmian jest tworzenie nowej kultury organizacji z nowymi zasadami, i aby dokonywać zmian należy wprowadzać je w każdym obszarze przedsiębiorstwa. Jak zatem rozumieć osiem typów marnotrawstwa?

Nadprodukcja – to wytwarzanie więcej i/lub wcześniej niż jest to potrzebne klientowi zewnętrznemu lub wewnętrznemu. Mogą to być zbyt dokładne i szczegółowe procesy planowania, nazbyt szczegółowe raporty, tworzenie prognoz zbyt daleko wybiegających w przeszłość.

Zapasy – gromadzenie materiałów aby wykonać prace, np.: obsługa faktur raz na tydzień, gromadzenie zamówień na zasadzie: „jak się uzbiera to się tym zajmę”.

Korekty – czynności, które powstały w wyniku skorygowania błędu np.: wprowadzanie zamówienia do systemu, wystawianie faktur korygujących.

Nadmierne przetwarzanie – wykonywanie czynności dłużej niż się powinno lub zbędnych – takich, które nie dodadzą wartości klientowi zewnętrznemu lub są niepotrzebne klientowi wewnętrznemu, przykładowo: przedłużające się spotkania, powielanie dokumentów.

Zbędny ruch – przemieszczanie się pracowników między biurami z dokumentami, długa droga do drukarki, skanera, itp.

Transport – niepotrzebny ruch informacji i materiałów.

Czas oczekiwania – informacje czekające na przetworzenie, klienci czekający na obsługę. Przykład: czekanie na podjęcie decyzji, czekanie na podpis.

Niewykorzystane zasoby ludzkie – niepełne wykorzystanie umiejętności i możliwości pracowników. Np.: zbyt mała odpowiedzialność, ograniczone kompetencje, wąski zakres obowiązków.

5S, czyli porządki w biurze

Identyfikując tego typu marnotrawstwa, możemy zacząć je eliminować i wdrażać narzędzia, takie jak standaryzacja pracy, zarządzanie wizualne, o których pisałem we wcześniejszym artykule, jak i bardziej popularne z obszaru produkcji 5S, czyli pięć kroków, do których należą: selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina, mające zastosowanie w takich miejscach jak: magazyn, warsztat, zakład przeróbczy czy też wyrobisko. Mają także zastosowanie w środowisku pozaprodukcyjnym. Ideą 5S nie jest stworzenie stanowiska pracy posprzątanego lecz funkcjonalnego. Wprowadzając 5S, również w biurach, uzyskujemy spójność całego przedsiębiorstwa. Jak to wygląda w praktyce?

W kroku pierwszym należy oddzielić potrzebne przedmioty (sprzęt biurowy, dokumenty, materiały, elektroniczne pliki, meble) od tych niepotrzebnych. Warto w tym miejscu zadać sobie pytanie: Co ten przedmiot tutaj robi?, Skąd on się tu wziął? Dalej znajdujemy najodpowiedniejsze miejsce dla przedmiotów, które zostały, tworząc funkcjonalną przestrzeń. Czasami jest to nowe ustawienie mebli z dokumentami lub sprzętu biurowego. Sprzątanie, jako kolejny etap 5S, musi być inaczej rozumiane aniżeli w środowisku produkcyjnym. Jedynym powiązaniem jest wspólny cel – poprawa bezpieczeństwa. W biurze może to być m.in. uporządkowanie kabli, poprawa oświetlenia itp. Standaryzacja jest krokiem, w którym wyznaczamy standardy dla pierwszych trzech S, warto wykorzystać do tego elementy zarządzania wizualnego np.: fotografie stanowiska pracy, aby każda rzecz miała swoje miejsce. Dobrze ustanowione standardy pozwalają w pełni korzystać z dobrodziejstw 5S. Ciekawym pomysłem jest test 30 sekund dla standardu systematyki. Jeśli pracownik potrafi w tym czasie odnaleźć dowolny przedmiot w ramach jego stanowiska pracy – zaczynając od spinaczy a kończąc na zamówieniu od Pana Kowalskiego, możemy mieć powody do zadowolenia. Piąte S to samodyscyplina, działania polegające na utrzymaniu i utrwaleniu powyższych 4S, składają się na to m.in. szkolenia i audyty. Jest to bardzo ważny punkt, ponieważ jego właściwe przeprowadzenie decyduje o powodzeniu wdrożenia. Przykłady z wielu firm pokazują, że pracownikom pracuje się lepiej i są bardziej efektywni po wprowadzeniu 4S. Jednak w wielu przypadkach zmiana nie została odpowiednio utrwalona w piątym kroku i projekt 5S upadł, pomimo że po jego wprowadzeniu było lepiej.

Narzędzie 5S ma wpływ na każdy z ośmiu typów marnotrawstwa. Dlatego jego wprowadzenie powoduje widoczne i odczuwalne zmiany.

Cały artykuł dostępny w magazynie Surowce i Maszyny Budowlane 2-3/2018. Zamów prenumerate na przyszły rok.