W tym celu należy wypełnić formularze: Z-1 (część 1 i część 2), Z-2, Z-3 lub Z-4 i przesłać je na adres państwowej służby geologicznej:
 

Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy
Program Geologia Złożowa i Gospodarcza
ul. Rakowiecka 4, 00-975 Warszawa
 

OBOWIĄZUJE TERMIN USTAWOWY - DO 15 MARCA 2019 r.
 

W celu ułatwienia sporządzania ewidencji PIG-PIB publikuje na stronie internetowej „Surowce mineralne” (surowce.pgi.gov.pl) pakiet ważnych informacji dla użytkowników złóż oraz wzory formularzy do wypełnienia. Na stronie tej znajdują się między innymi pliki do pobrania w formacie pdf – formularze Z-1, Z-2, Z-3 i Z-4 wraz z objaśnieniami.
 

Ponadto można tam znaleźć obowiązujące przepisy prawne z zakresu geologii i górnictwa, w szczególności dotyczące ewidencji zasobów złóż kopalin:

ustawę Prawo geologiczne i górnicze,

rozporządzenie dotyczące zasad sporządzania operatu ewidencyjnego,

wzory informacji o zmianach zasobów złoża kopaliny.
 

Zamieszczono również instrukcję, jak sprawdzić aktualny stan zasobów złoża w Systemie Gospodarki i Ochrony Bogactw Mineralnych MIDAS.
 

Od wejścia w życie z dniem 1 stycznia 2012 r. ustawy Prawo geologiczne i górnicze powstał obowiązek przesyłania wyżej wymienionych formularzy także do właściwego organu koncesyjnego.
 

Obowiązek prowadzenia ewidencji zasobów złóż kopalin wynika z art. 101 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz.U. 2017 poz. 2126 z późn. zm.) oraz z Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 15 listopada 2011 r. w sprawie operatu ewidencyjnego oraz wzorów informacji o zmianach zasobów złoża kopaliny (Dz.U. Nr 262, poz. 1568).
 

Zebrane od użytkowników złóż dane zostaną wykorzystane do sporządzenia „Bilansu zasobów złóż kopalin w Polsce”. Opracowanie to wydawane jest co roku przez państwową służbę geologiczną, a finansowane ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.